Pengertian dan Proses Manajemen Waktu Proyek untuk Manajer
Sebagai individu, setiap orang sebaiknya mampu melakukan manajemen waktu antara urusan personal dan profesional. Namun, manajemen waktu juga diperlukan dalam strategi proyek. Proyek yang dimaksud tidak hanya terbatas pada proyek konstruksi, tapi juga hal-hal penting dalam perencanaan organisasi.
Biasanya, manajemen waktu proyek akan dibutuhkan dalam sebuah perusahaan. Hal ini bisa dilakukan oleh posisi project manager atau pimpinan proyek (project lead). Seorang pemimpin proyek dituntut untuk dapat melakukan manajemen proyek dengan baik dan bijaksana karena perannya akan melibatkan kepentingan internal dan eksternal perusahaan.
Pengertian Manajemen Waktu Proyek
Manajemen waktu proyek adalah rangkaian proses perencanaan, penjadwalan, pemantauan dan pengendalian seluruh kegiatan proyek. Hal ini dilansir dari Project Management Guide, wrike.com yang juga mendefinisikan manajemen waktu sebagai pengelolaan waktu atau durasi, pencapaian, dan aktivitas untuk mencapai sebuah tujuan.
Pencapaian sebuah tujuan harus ditentukan oleh pemimpin proyek. Selain itu, pemimpin proyek juga harus memberikan arahan yang tepat untuk dilakukan oleh sumber daya yang ada. Seorang pemimpin perlu membiasakan diri untuk dapat melakukan manajemen waktu proyek sekaligus mengadaptasikannya pada semua pihak yang terlibat.
Proses Manajemen Waktu Proyek
Memulai manajemen waktu proyek bisa dilakukan oleh siapa saja. Namun, diperlukan adanya ketelitian dan konsistensi dalam melakukan setiap prosesnya. Hal ini akan berpengaruh pada proses maupun hasil akhirnya. Nah, berikut ini proses manajemen waktu proyek yang bisa dilakukan oleh manajer.
1. Mendefinisikan Proyek dengan Baik
Seperti halnya melakukan manajemen waktu, proyek yang akan dikerjakan harus jelas tujuannya. Hal ini juga menentukan faktor-faktor apa saja yang harus dilakukan dalam melaksanakan proses yang efisien.
2. Inisiasi Proyek dan Sumber Daya
Jika sudah mendefinisikan proyek yang akan dikerjakan, lakukan perencanaan sebelum proyek dimulai. Tidak terbatas pada perencanaan kegiatan, tapi juga sumber daya yang akan dilibatkan untuk pencapaian proyek tersebut.
3. Perencanaan Proyek
Seorang manajer yang berperan sebagai pemimpin proyek mungkin akan mendapatkan tekanan dalam mengelola timnya. Oleh karena itu, penting untuk dapat menentukan struktur kerja yang paling efektif di dalam sebuah tim. Jika sudah menentukan sumber daya yang tepat, pencapaian bisa diukur dengan mudah dan tidak ada waktu terbuang percuma.
4. Perkiraan Durasi dan Jadwal
Optimalkan kegiatan yang sudah direncanakan dalam tenggat waktu yang baik. Perkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Dengan begitu, tujuan akan tercapai sesuai dengan perencanaan proyek secara efektif. Jadwalkan meeting di sela-sela kegiatan dan hindari melakukan sebaliknya.
5. Pelaksanaan Proyek
Setelah perencanaan dilakukan oleh seorang manajer, saatnya melaksanakan proyek sesuai daftar rencana. Pastikan setiap orang mengetahui tanggung jawabnya sehingga anggota tim tidak kebingungan.
6. Berkomunikasi Efektif dengan Stakeholders
Para pemangku kepentingan (stakeholders) biasanya memiliki kesulitan berkomunikasi pada pelaksanaan sebuah proyek. Untuk menghindarinya, buatlah laporan rutin, bisa dalam periode mingguan atau bulanan. Hal ini membuat semua pihak tetap terlibat, bukan hanya di awal atau akhir pelaksanaan proyek.
7. Pemantauan dan Pengendalian Proyek
Agar proyek berjalan dengan lancar, diperlukan adanya evaluasi yang rutin terhadap proyek. Pemantauan harus dilakukan saat proyek masih berjalan sehingga manajer proyek bisa melakukan pengendalian secara menyeluruh. Hal ini dilakukan untuk menjaga agar proyek tetap berjalan sesuai rencana dan tujuan yang diharapkan.
Nah, itulah beberapa proses manajemen waktu proyek yang bisa dilakukan oleh para manajer. Secara umum, aspek-aspek tersebut harus dipertahankan agar pencapaian tujuan tetap sesuai dengan rencana.
Penulis: Rizkita Darajat
